El presupuesto parecía razonable hasta que hubo que preparar el material, desplazarse y volver a revisar un detalle. Esas tareas no siempre aparecen al recordar «las dos horas de trabajo», pero consumen recursos igual que el montaje o la visita principal.
Un escandallo de costes de un servicio desglosa qué necesitas para prestarlo y cuánto cuesta cada componente. Aquí lo vamos a usar para comparar lo previsto con lo ocurrido, con una hoja sencilla de horas, materiales, desplazamiento y estructura.
El caso es ficticio: una empresa prepara y monta un escaparate. Los importes son de gestión, antes de impuestos, y no representan precios de mercado. La utilidad está en poder sustituirlos por datos propios y explicar cada diferencia.
Coste del servicio = dedicación directa + materiales consumidos + otros costes directos + estructura imputada con un criterio explícito.
La estructura debe excluir lo que ya hayas contado en las otras partidas. El resultado es un coste del modelo, no el precio que deberías cobrar ni un beneficio garantizado.
Define una unidad de servicio que puedas comparar
«Un montaje» puede incluir encargos muy distintos. Escribe qué trabajo cubre la ficha, qué queda fuera, cuántas personas intervienen y qué fase das por terminada. Una comparación entre lo previsto y lo real solo tiene sentido si habla del mismo alcance.
Para el ejemplo contamos preparación, montaje, revisión y desplazamiento de una persona. La primera estimación suma tres horas y el trabajo termina en tres horas y media. Si el cliente cambia el encargo, separa el efecto de ese cambio del error de estimación original.
El parte de trabajo con tareas y tiempos puede aportar las cantidades reales. No necesita contener todos los costes: su función es dejar constancia de lo realizado. El escandallo utiliza después esa información para hacer una cuenta comparable.
Mano de obra: las horas y su coste deben tener la misma definición
En el caso ficticio usamos 20 € por hora de dedicación directa. Ese importe representa el coste de trabajo que hemos definido para el modelo y excluye los gastos de estructura que añadiremos aparte. Tres horas cuestan 60 €; tres horas y media, 70 €.
No copies un salario por hora y lo presentes automáticamente como coste empresarial completo. Identifica qué conceptos has incluido y evita omitir el trabajo de quien dirige el negocio. Si ya utilizas una tarifa interna que incorpora alquiler, gestión y equipos, no vuelvas a añadir esas mismas partidas como estructura.
También distingue duración y dedicación. Si dos personas trabajan durante dos horas, el consumo de trabajo suma cuatro horas. Si durante una espera puedes atender otro encargo, revisa cómo repartirla sin cargar el mismo tiempo exclusivo completo a ambos trabajos.
Material y desplazamiento: registra consumo y gasto, no recuerdos
El ejemplo utiliza 15 € de materiales y 8 € de gasto directo de desplazamiento. Son partidas separadas del tiempo que dura el viaje, que ya está dentro de las horas de dedicación. Un billete o un coste de transporte no es lo mismo que los minutos que ocupa desplazarse.
Para el material, toma las cantidades utilizadas y un coste unitario coherente. Si compras un paquete de diez y consumes dos, no cargues el paquete entero a cada servicio. Si queda material sin aprovechar o existe una merma, decide cómo reflejarla y conserva el criterio al comparar trabajos.
Una compra de almacén y el consumo de un encargo tampoco ocurren necesariamente el mismo día. El control de stock ayuda a seguir las unidades; el escandallo usa el consumo que corresponde al trabajo. La plantilla no hace ese enlace automáticamente.
Cómo repartir la estructura sin contarla dos veces
Imagina que una bolsa mensual de gastos de estructura asciende a 600 € y decides repartirla entre 100 horas de servicio previstas. Quedan 6 € por hora. Esa bolsa excluye la mano de obra, el material y el viaje ya contabilizados en otras líneas.
Con tres horas imputas 18 € y con tres horas y media, 21 €. El reparto por horas es una decisión del modelo, no una regla válida para cualquier empresa. Si un trabajo utiliza maquinaria o espacio de manera muy diferente al resto, quizá necesite otra base.
Revisa especialmente el denominador: cien horas vendibles no son todas las horas que permanece abierto el negocio. Y si al final atiendes menos horas, repartir seis euros por hora puede dejar parte de la estructura sin cubrir. Conviene comprobarlo al cerrar el periodo, en lugar de dar por recuperados todos los costes por tener una ficha bien presentada.
Ejemplo de escandallo: 101 € previstos frente a 114 € reales
| Partida | Previsto | Real | Cambio |
|---|---|---|---|
| Dedicación a 20 €/h | 3 × 20 = 60 € | 3,5 × 20 = 70 € | +10 € |
| Materiales consumidos | 15 € | 15 € | 0 € |
| Gasto de desplazamiento | 8 € | 8 € | 0 € |
| Estructura a 6 €/h | 3 × 6 = 18 € | 3,5 × 6 = 21 € | +3 € |
| Coste total | 101 € | 114 € | +13 € |
La media hora adicional aumenta el coste en 13 € con estas hipótesis: diez de dedicación y tres de estructura imputada. No significa que ese aumento sea una salida nueva de dinero de trece euros ese mismo día. Una parte corresponde a recursos ya comprometidos y a su reparto interno.
El siguiente paso es identificar qué originó la media hora y si puede repetirse. Quizá el presupuesto olvidaba una tarea habitual; quizá fue un cambio concreto del cliente; quizá se trata de una incidencia puntual. La respuesta decide qué ajustar para el próximo encargo.
Cómo usar la plantilla de escandallo en Excel
La hoja compara un servicio previsto y real con las mismas cuatro familias de coste. Sustituye horas, coste por hora, materiales, viaje y estructura. Si no existe una partida, introduce cero tras comprobarlo. Un importe desconocido no debería quedar escondido detrás de un cero de muestra.
Las entradas incompletas o negativas requieren revisión. El archivo ayuda con las operaciones; no decide si el coste por hora está bien construido, si has duplicado un gasto o si el servicio es comparable con otro.
Las hojas del cuaderno son independientes. Puedes copiar las 3,5 horas del parte a esta ficha, pero no se actualizan entre sí. Tampoco hay importación de nóminas, compras o tiempos de otro programa. Conserva los justificantes y el criterio de reparto fuera del resultado resumido.
Del coste al precio y del precio a la caja
Conocer el coste es una pieza de la decisión comercial. Para fijar el precio también necesitas estudiar el alcance, el margen buscado y el mercado. Si esa es tu siguiente tarea, continúa con cómo fijar precios de servicios, sin convertir los 114 € del ejemplo en una tarifa recomendada.
Después comprueba si la actividad completa cubre su estructura con el punto de equilibrio. Y registra el dinero cuando se cobre: el libro de caja sigue efectivo, no costes imputados. Las tres vistas ayudan a entender el mismo negocio desde preguntas distintas.
Fuente del método y límites
Revisado el 28 de octubre de 2026. La separación de costes directos, indirectos y bases de reparto se contrasta con el manual de IGAPE: cómo calcular costes y elaborar presupuestos, especialmente su apartado de coste de producto y reparto. Usamos el método general, no sus referencias legales antiguas. El caso, la hoja y los escenarios son propios.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye un escandallo de costes de un servicio?
Las cantidades de trabajo, materiales y otros recursos consumidos, valoradas con un criterio explícito, más la estructura que decidas imputar sin duplicar costes ya incluidos.
¿Cuánto cuesta el servicio del ejemplo?
La estimación es de 101 € y el coste real del modelo, de 114 €, antes de impuestos. La diferencia de 13 € procede de media hora adicional a 20 €/h de dedicación y 6 €/h de estructura.
¿El coste calculado es el precio de venta?
No. Es una base para decidir, no una tarifa recomendada. El precio también depende del alcance, el margen y el mercado. Los importes del caso son ficticios.
¿La plantilla importa automáticamente las horas del parte?
No. Las tres hojas son independientes y requieren introducir sus datos. La plantilla no conecta con nóminas, compras, banco ni otros programas y no valida por sí sola el criterio de reparto.
