La caja tiene dinero, pero nadie recuerda si los treinta euros que salieron por la mañana eran para un proveedor, para cambio o una retirada. Al final del día, mirar la facturación no resuelve la duda: necesitas saber qué ha pasado con el efectivo.
Un libro de caja registra esas entradas y salidas en orden. En esta guía lo usaremos como un control operativo sencillo de una caja física, con un ejemplo en euros y una plantilla Excel descargable. El alcance importa: no vamos a mezclar en el mismo saldo el cajón, la cuenta del banco y los cobros pendientes.
El caso es ficticio. La hoja ayuda a reconstruir movimientos, pero la calidad del resultado depende de que los registres y conserves sus justificantes. No la presentamos como un libro fiscal oficial ni como sustituto de la contabilidad.
Saldo esperado de caja = fondo inicial + entradas en efectivo − salidas en efectivo.
Diferencia del recuento = efectivo contado − saldo esperado. Una diferencia negativa indica que se ha contado menos de lo registrado; todavía falta investigar el motivo.
Para qué sirve el libro de caja y qué vas a registrar
Decide qué caja controlas y en qué periodo. Puede ser la del mostrador durante un turno o una caja auxiliar para pequeños pagos. Si llevas dos, identifica cada una y sus traspasos: una salida de la primera puede ser una entrada de la segunda, sin convertirse por eso en un gasto o una venta.
El punto de partida es un fondo inicial contado. Después registra fecha, concepto, entrada o salida y una referencia que permita encontrar el justificante. No hace falta describir toda la operación en una celda; sí poder entenderla sin depender de la memoria.
La caja física contiene efectivo. Una venta con tarjeta o Bizum no añade monedas y billetes al cajón. Puedes controlar esos medios por separado y contrastarlos con el TPV o el banco, pero no sumarlos al efectivo esperado.
Un ejemplo de libro de caja con cinco movimientos
El 2 de noviembre de 2026, nuestro negocio ficticio abre con 150 €. Durante el turno cobra una venta, devuelve dinero a un cliente, paga consumibles, retira parte del efectivo y añade cambio.
| Movimiento | Entrada | Salida | Saldo esperado |
|---|---|---|---|
| Cobro de una venta | 240 € | — | 390 € |
| Devolución al cliente | — | 20 € | 370 € |
| Compra de consumibles | — | 30 € | 340 € |
| Retirada a caja fuerte | — | 100 € | 240 € |
| Aportación para cambio | 50 € | — | 290 € |
Las entradas suman 290 € y las salidas 150 €. Con el fondo de apertura, el saldo esperado es de 290 €: 150 + 290 − 150. Que haya habido una retirada no significa que se haya perdido ese dinero; ha salido del perímetro de esta caja y debe poder localizarse en su destino.
En paralelo se han cobrado 180 € con tarjeta y 60 € por Bizum. Los dejamos como información separada: no entran en los 290 € esperados en el cajón. La forma de liquidación y las comisiones de cada medio se revisan en su propio registro.
Entradas de caja no siempre son ingresos por ventas
Los cincuenta euros que hemos añadido para cambio aumentan el efectivo, pero no son una venta. La retirada a caja fuerte reduce el cajón sin ser necesariamente un gasto. En sentido contrario, devolver efectivo a un cliente sí cambia el dinero disponible, aunque la operación necesite su tratamiento documental aparte.
Por eso interesa describir el motivo de cada movimiento. Si solo tienes dos columnas con números, será fácil confundir disponibilidad de dinero con resultado del negocio. El punto de equilibrio responde a otra pregunta: qué ventas cubren tus costes.
Tampoco registres como cobro una factura pendiente. En el libro operativo aparece cuando entra el efectivo. Para prever cuándo vas a cobrar y pagar, utiliza el flujo de caja de las próximas semanas; no conviertas una previsión en un movimiento ya ocurrido.
Cómo hacer el recuento y localizar un descuadre
Al cerrar, contamos 287,50 €. La diferencia es de −2,50 €: 287,50 menos 290. Eso dice cuánto difieren el recuento y el registro. No identifica automáticamente un robo, una pérdida contable definitiva o la persona responsable.
Recuenta primero y revisa los movimientos del periodo. Busca una devolución sin registrar, una retirada anotada dos veces, un pago marcado con el medio equivocado o una diferencia en el cambio. Contrasta importes y justificantes antes de decidir qué ha pasado.
Si encuentras un error, deja rastro de la corrección y su motivo. Modificar una cifra para que el cierre salga a cero elimina precisamente la información que necesitas investigar. Si no encuentras la causa, registra la diferencia pendiente y decide quién la revisará; no inventes un movimiento para taparla.
Cómo rellenar la plantilla de libro de caja en Excel
La hoja prepara veinte movimientos y un fondo inicial editable. Sustituye los cinco registros ficticios o bórralos antes de empezar. Mantén un único criterio: importes positivos en Entrada o en Salida, con fecha, concepto y referencia de apoyo.
No pongas una misma cantidad en ambas columnas para neutralizar una operación. Si hay dos movimientos reales, usa dos filas y explica cada uno. Una fila parcialmente completada, una cantidad negativa o una entrada y salida simultáneas deben revisarse antes de confiar en el saldo.
El recuento físico es otro dato de entrada. Dejarlo en blanco significa que falta contar, no que haya cero euros. Tarjeta y Bizum figuran separados como datos informativos; la hoja no los suma al saldo de efectivo ni concilia sus liquidaciones bancarias.
Una rutina de caja que otra persona pueda continuar
Define cuándo se anota una salida y dónde se conserva su justificante. Si esperas a la última hora, los pequeños movimientos son los primeros que se olvidan. Para los cambios de turno, cuenta y documenta el traspaso con el mismo criterio que el resto del día.
Guarda una versión del cierre y limita las copias activas del fichero. El Excel local no tiene una auditoría de cambios multiusuario ni impide que alguien borre una fila. Si varias personas cobran a la vez o tienes varios puntos de venta, estudia un sistema que permita seguir esa operación sin juntar archivos a mano.
En una empresa de servicios, el cobro puede llegar después de cerrar el parte de trabajo del encargo. Conserva una referencia que permita relacionarlos. Y recuerda que el efectivo cobrado tampoco explica, por sí solo, lo que costó atenderlo: para eso está el escandallo del servicio.
Fuentes y alcance
Revisado el 28 de octubre de 2026. Contrastamos el control de fondo, cobros, devoluciones y retiradas con la documentación de Square España sobre turnos de caja y Shopify sobre sesiones de caja. El ejemplo y el archivo son propios. Estas referencias operativas no acreditan que la plantilla cumpla obligaciones contables o fiscales.
Preguntas frecuentes
¿Qué fórmula utiliza el libro de caja?
Parte del fondo inicial, suma las entradas de efectivo y resta las salidas. El saldo esperado se compara después con el dinero contado físicamente.
¿Debo sumar tarjeta y Bizum al efectivo?
No en una caja física. Se comprueban por separado con sus registros y liquidaciones. En el ejemplo, 180 € de tarjeta y 60 € de Bizum no aumentan los 290 € esperados en efectivo.
¿Qué significa una diferencia de −2,50 €?
Que se han contado 2,50 € menos de lo que indica el registro. Revisa el recuento, los medios de pago, las retiradas y los justificantes antes de atribuir una causa.
¿Es una plantilla de contabilidad oficial?
No. Es un control operativo de una caja, con veinte movimientos preparados y recuento manual. No conecta con el banco, no concilia tarjetas y no sustituye los registros contables o fiscales que correspondan.
