Una hoja de gastos reúne lo que se ha gastado durante un trabajo o desplazamiento, quién lo ha pagado y qué documentación permite revisarlo. Para cerrar la liquidación hay que separar tres cantidades: el coste del trabajo, el dinero adelantado por la empresa y lo que queda por reembolsar o devolver.
Una suma correcta puede acabar en un pago duplicado si mezcla esas columnas. Esta guía propone un modelo operativo sencillo, con un ejemplo ficticio. No calcula deducciones, dietas exentas ni obligaciones fiscales: las condiciones de reembolso y el tratamiento contable deben comprobarse para cada caso.
Qué debe resolver la hoja antes de añadir columnas
Imagina que alguien vuelve de instalar un equipo en otra localidad. Tiene cuatro justificantes, un anticipo y un alojamiento pagado con tarjeta de empresa. La pregunta no es solo cuánto ha costado el viaje: también hay que saber qué ha presentado, qué se ha revisado y si queda dinero por liquidar.
La documentación de Microsoft sobre aprobación de gastos distingue revisión de informes, solicitudes de viaje y anticipos. Aquí tomamos esa separación como referencia para organizar una hoja propia; no hace falta usar ese programa ni reproducir sus menús.
Antes del desplazamiento, deja por escrito quién puede autorizarlo, qué gastos se han acordado y quién revisará las excepciones. Así la persona que paga no descubre después un criterio que nadie le explicó.
Campos útiles para identificar cada gasto
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Referencia de hoja y trabajo | Agrupa los gastos de la misma intervención sin confundirlos con otra. |
| Persona y fechas del desplazamiento | Permite localizar al responsable de la presentación y el periodo. |
| Fecha, proveedor y concepto | Explica qué se pagó y a quién. |
| Importe y moneda | Evita sumar cantidades expresadas en monedas diferentes. |
| Quién pagó y medio de pago | Separa pagos de la persona, tarjeta de empresa y pagos directos. |
| Referencia del justificante | Conecta la fila con el documento correspondiente. |
| Estado y observación de revisión | Distingue presentado, en revisión, aprobado y liquidado. |
El anticipo se registra aparte, con fecha e importe. No es otro gasto de la lista. Añade quién revisa y la fecha de liquidación; evita campos personales que no necesites. Un justificante debe poder consultarse sin buscarlo entre mensajes de varias personas.
Ejemplo: 196 euros de gasto no significan 196 euros a reembolsar
En este caso ficticio, una empresa entrega un anticipo de 100 euros para una intervención. La persona presenta los siguientes importes, todos en euros y admitidos en la revisión del ejemplo. Son cantidades inventadas para explicar la liquidación, no precios orientativos ni importes fiscalmente deducibles.
| Concepto | Importe | Pagador | Justificante del ejemplo |
|---|---|---|---|
| Tren | 58,00 € | Persona desplazada | G-017-01 |
| Aparcamiento | 7,50 € | Persona desplazada | G-017-02 |
| Material para la intervención | 24,00 € | Persona desplazada | G-017-03 |
| Comida | 18,50 € | Persona desplazada | G-017-04 |
| Alojamiento | 88,00 € | Tarjeta de empresa | G-017-05 |
La suma es 196 euros. De ellos, 108 corresponden a pagos realizados por la persona, con o sin el dinero del anticipo. Los otros 88 ya los ha pagado la empresa con su tarjeta y no se vuelven a reembolsar.
Liquidación del ejemplo: 108 € − 100 € de anticipo = 8 € pendientes de reembolso. El coste documentado sigue siendo 196 euros. Sumar el anticipo como si fuera otro gasto lo elevaría erróneamente a 296 euros.
Microsoft describe en su documentación sobre anticipos y liquidación la compensación entre gasto y dinero adelantado. Nuestra hoja aplica esa lógica con cantidades propias: si, en otro caso, el gasto a liquidar fuese 82 euros y el anticipo 100, el saldo sería de 18 euros a devolver, conforme a la liquidación acordada.
Cómo pasar de justificantes a una liquidación revisable
- Reúne los documentos y asigna una referencia a cada uno.
- Registra una fila por gasto, indicando quién lo pagó.
- Comprueba fechas, importes, moneda y vínculo con el trabajo.
- Separa las filas pendientes de aclaración antes de calcular la liquidación definitiva.
- Resta el anticipo al importe aprobado que corresponde liquidar con la persona.
- Registra el pago o devolución realizado y cierra la hoja con fecha.
Una foto recibida no significa que el gasto esté revisado, y una aprobación no significa que el reembolso se haya pagado. Mantener estados distintos permite saber qué falta. En una hoja compartida, limita quién modifica la revisión y conserva la versión cerrada junto a los documentos.
Qué hacer con duplicados, dudas y documentos que faltan
Un cargo de tarjeta y su justificante pueden describir el mismo gasto. Enlázalos a una única fila en vez de sumarlos por separado. Busca coincidencias de proveedor, fecha, importe y referencia, pero revisa el contexto: dos pagos iguales también pueden corresponder a dos compras distintas.
Si falta documentación o una cantidad no encaja con lo acordado, deja la fila en revisión y anota qué hay que aclarar. No cambies el concepto para que parezca otro gasto ni des por resuelta la incidencia con una casilla vacía. La persona que revisa necesita una explicación que pueda entender más adelante.
Después puedes llevar los pagos efectivos al libro de caja cuando corresponda a efectivo y comparar el coste del trabajo con el escandallo previsto para el servicio. Son registros con finalidades distintas; la hoja de gastos conserva la presentación, revisión y liquidación de este desplazamiento.
Preguntas frecuentes
¿El anticipo se suma como otro gasto?
No en este modelo. Es dinero entregado antes del trabajo y se registra aparte para compensarlo al liquidar los gastos aprobados.
¿Una compra pagada con tarjeta de empresa se reembolsa a la persona?
No debe volver a pagarse por ese mismo concepto. Se incluye en el coste del trabajo, pero se separa de los importes que corresponde liquidar con la persona.
¿Esta hoja de gastos permite deducir cualquier importe?
No. Organiza documentos y liquidaciones internas. No determina la deducibilidad fiscal ni sustituye la comprobación contable y de las condiciones aplicables.
Revisión de fuentes: 9 de noviembre de 2026. Referencias de proceso contrastadas en Microsoft Learn. Campos, caso, cantidades y secuencia de trabajo de elaboración editorial.
