# Cómo hacer una factura correctamente: requisitos legales y plantilla (2026)

_Publicado: 2026-05-19 · https://negociario.com/como-hacer-una-factura-correcta_

> Aprende cómo hacer una factura correctamente: datos obligatorios, numeración, IVA e IRPF, factura simplificada y plantilla lista para copiar. Guía práctica 2026.

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Saber **cómo hacer una factura** correctamente no es un capricho administrativo: es una obligación legal y, además, tu mejor defensa ante una inspección de Hacienda. Una factura mal emitida puede invalidar la deducción del IVA de tu cliente, dejarte sin justificar un ingreso o, directamente, acarrearte una sanción. Y sin embargo, miles de autónomos siguen facturando con una plantilla de Word heredada que no cumple la normativa.

En esta guía práctica vas a ver, paso a paso, qué datos lleva una factura, cómo numerarla, cómo calcular el IVA y la retención de IRPF, las diferencias entre factura completa y simplificada, los demás tipos de factura que existen y los errores que debes evitar. Al final tienes una plantilla lista para copiar.

![Autónomo revisando los datos obligatorios de una factura en su escritorio](https://images.pexels.com/photos/7680696/pexels-photo-7680696.jpeg?auto=compress&cs=tinysrgb&w=1200)

## Qué datos debe llevar una factura (obligatorios por ley)

El Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de Facturación, establece qué datos son obligatorios en toda factura completa. Si falta alguno, la factura puede considerarse inválida a efectos fiscales. Estos son los campos imprescindibles:

<table><thead><tr><th>Dato obligatorio</th><th>Detalle</th></tr></thead><tbody><tr><td>Número y serie</td><td>Numeración correlativa y única por ejercicio</td></tr><tr><td>Fecha de expedición</td><td>Día en que se emite la factura</td></tr><tr><td>Fecha de operación</td><td>Solo si es distinta a la de expedición</td></tr><tr><td>Datos del emisor</td><td>Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal</td></tr><tr><td>Datos del destinatario</td><td>Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio</td></tr><tr><td>Descripción de la operación</td><td>Concepto, cantidad y precio unitario</td></tr><tr><td>Base imponible</td><td>Importe antes de impuestos</td></tr><tr><td>Tipo y cuota de IVA</td><td>Porcentaje aplicado y su importe</td></tr><tr><td>Retención de IRPF</td><td>Cuando proceda (servicios profesionales)</td></tr><tr><td>Total a pagar</td><td>Importe final que abona el cliente</td></tr></tbody></table>

Cada línea de producto o servicio debe describirse con suficiente detalle. Un concepto del tipo «servicios varios» es una invitación a que Hacienda cuestione la operación. Sé específico: «Diseño de logotipo y manual de marca», «Asesoría fiscal mes de abril», «20 horas de mantenimiento informático».

**Una factura no es solo un papel para cobrar: es el documento que justifica un gasto deducible para tu cliente y un ingreso declarado para ti. Si está mal hecha, ambos perdéis.

## Cómo numerar tus facturas correctamente

La numeración es uno de los puntos donde más se falla. La ley exige que las facturas lleven una numeración correlativa y sin saltos** dentro de cada serie. No puedes emitir la factura 1, luego la 3 y después la 2: el orden tiene que ser cronológico y continuo.

- **Reinicio anual:** lo habitual es empezar cada año en el número 1. Para diferenciar ejercicios se usa una serie con el año, por ejemplo 2026/001, 2026/002.- **Series separadas:** puedes usar series distintas para conceptos diferentes (ventas, abonos, exportaciones), siempre que cada serie sea correlativa por sí misma.- **Sin huecos:** si anulas una factura, no borres el número. Emite una factura rectificativa o deja constancia de la anulación, pero el número no desaparece.

Mantener la correlación a mano es propenso a errores. Si facturas con cierto volumen, automatizar este proceso evita duplicados y huecos: te lo contamos en nuestra guía sobre [cómo automatizar facturas y cobros en tu negocio](https://negociario.com/automatizar-facturas-cobros-negocio).

## IVA e IRPF en la factura: cómo calcularlos

Aquí es donde se concentra la mayor parte de las dudas. La fórmula básica es sencilla: partes de la **base imponible** (el importe de tu trabajo antes de impuestos), le sumas el IVA y, si procede, le restas la retención de IRPF.

1. **Base imponible:** el precio de tu producto o servicio. Ejemplo: 1.000 €.2. **IVA:** se suma a la base. Al 21 %, serían 210 €.3. **Retención de IRPF:** se resta de la base. Al 15 %, serían 150 €.4. **Total a percibir:** 1.000 + 210 − 150 = **1.060 €**.

Los tipos de IVA vigentes en España son el general (21 %), el reducido (10 %) y el superreducido (4 %). Aplica el que corresponda a tu actividad; en caso de duda, consúltalo con tu asesoría, porque equivocarse de tipo es un error frecuente y costoso.

### Cuándo aplicar retención de IRPF

La retención de IRPF solo se incluye en la factura cuando se cumplen dos condiciones: que prestes un **servicio profesional** y que tu cliente sea una empresa, otro autónomo o una entidad obligada a retener (no un particular).

- **15 %:** retención general para actividades profesionales.- **7 %:** retención reducida durante los tres primeros años de actividad (el año de alta y los dos siguientes).- **Sin retención:** si facturas a un particular o si tu actividad tributa por módulos o como actividad empresarial (no profesional), normalmente no se aplica IRPF en la factura.

Recuerda: el IRPF retenido no es un descuento, es un adelanto del impuesto que tu cliente ingresa a Hacienda en tu nombre. Lo recuperas (o ajustas) en tu declaración de la renta.

### Operaciones exentas o con IVA 0%

Algunas actividades están exentas de IVA por ley: servicios médicos y sanitarios, formación reglada, ciertos servicios financieros y de seguros, o el alquiler de vivienda, entre otros. También hay operaciones intracomunitarias y exportaciones que no llevan IVA español.

En estos casos, la factura **no incluye cuota de IVA**, pero sí debe indicar el motivo de la exención. Por ejemplo: «Operación exenta de IVA conforme al artículo 20 de la Ley 37/1992» o «Inversión del sujeto pasivo». Nunca dejes el campo del IVA en blanco sin explicación: indica siempre la base legal.

## Factura completa vs factura simplificada (antiguo ticket)

Desde 2013, el antiguo «ticket» se llama oficialmente **factura simplificada**. Es una versión reducida de la factura que puedes emitir en operaciones de poco importe, pero tiene límites y carencias importantes.

Puedes emitir factura simplificada cuando el importe total **no supera los 400 €** (IVA incluido), o hasta 3.000 € en determinados sectores como hostelería, transporte de personas, peluquerías o aparcamientos. La diferencia clave frente a la completa:

- **Factura simplificada:** no necesita incluir los datos del destinatario. Basta con tus datos como emisor, número, fecha, descripción, tipo de IVA y total.- **Factura completa:** incluye obligatoriamente todos los datos del cliente (nombre, NIF y domicilio).

El detalle que muchos olvidan: con una factura simplificada **tu cliente no puede deducirse el IVA** salvo que le incluyas sus datos fiscales a petición suya. Por eso, si trabajas con empresas, lo razonable es emitir factura completa desde el principio.

![Comparativa visual entre una factura completa y una factura simplificada sobre una mesa de oficina](https://images.pexels.com/photos/7680742/pexels-photo-7680742.jpeg?auto=compress&cs=tinysrgb&w=1200)

## Otros tipos: rectificativa, proforma y recapitulativa

Más allá de la completa y la simplificada, hay tres tipos de factura que conviene conocer porque tarde o temprano los vas a necesitar:

- **Factura rectificativa:** sirve para corregir una factura ya emitida (un error en el importe, en los datos del cliente, una devolución o un descuento posterior). No se borra la factura original: se emite una nueva, con su propia serie, que indica expresamente qué factura rectifica y el motivo.- **Factura proforma:** es un documento previo a la factura real, una especie de presupuesto formal. No tiene validez fiscal ni contable, no se numera dentro de la serie oficial y no genera obligación de pago de impuestos. Sirve para que el cliente conozca el importe antes de cerrar la operación.- **Factura recapitulativa:** agrupa varias operaciones realizadas con un mismo cliente durante un periodo (por ejemplo, todo un mes) en una sola factura. Muy útil si entregas o prestas servicios al mismo cliente de forma recurrente.

No confundas una proforma con una factura real: emitir solo proformas para «retrasar» impuestos es un error que Hacienda detecta enseguida. La proforma es informativa; la factura definitiva es la que cuenta.

## Cuánto tiempo debes guardar las facturas

La obligación de conservación es más larga de lo que la mayoría cree, porque conviven varios plazos:

- **4 años** por norma general, según la Ley General Tributaria (es el periodo en que Hacienda puede revisar tus impuestos).- **6 años** según el Código de Comercio, para empresas y autónomos con obligaciones contables.- **10 años o más** en casos de bienes de inversión o cuando hay bases imponibles negativas pendientes de compensar.

El consejo práctico es claro: guarda todas tus facturas, emitidas y recibidas, durante al menos **6 años**. Puedes hacerlo en formato digital, siempre que garantices la legibilidad y la integridad de los archivos. Una buena organización de tu documentación financiera te ahorrará disgustos; te ayudamos a montarla en nuestra guía sobre [cómo gestionar las finanzas de tu negocio](https://negociario.com/como-gestionar-finanzas-negocio).

## Errores frecuentes al hacer una factura

Estos son los fallos que más se repiten y que más caros pueden salir:

- **Numeración con saltos o duplicados:** rompe la correlación obligatoria y levanta sospechas en una inspección.- **Olvidar la retención de IRPF** cuando facturas a empresas siendo profesional: tendrás que regularizarlo después.- **Aplicar un tipo de IVA incorrecto:** confundir el 10 % con el 21 % es habitual y genera diferencias que Hacienda reclama.- **Conceptos vagos** como «trabajos realizados» sin detallar qué, cuánto y a qué precio.- **No incluir el NIF del cliente** en una factura completa, lo que impide que se deduzca el IVA.- **Emitir solo proformas** creyendo que así se aplaza el impuesto.- **No conservar las facturas** el tiempo legal exigido.

La gran mayoría de estos errores desaparecen en cuanto dejas de facturar con plantillas manuales y das el salto a un sistema en condiciones. Si todavía no te has dado de alta o estás empezando, repasa primero nuestra guía sobre [cómo darte de alta como autónomo sin gestoría](https://negociario.com/alta-autonomo-espana-sin-gestoria).

## Plantilla: estructura lista para copiar

Esta es la estructura mínima que debe tener cualquier factura completa. Cópiala y adáptala a tu actividad:

1. **Encabezado:** la palabra «FACTURA», número y serie (ej. 2026/014) y fecha de expedición.2. **Emisor:** tu nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal.3. **Destinatario:** nombre o razón social del cliente, NIF/CIF y domicilio.4. **Detalle:** una línea por concepto con descripción, cantidad, precio unitario e importe.5. **Base imponible:** suma de todos los importes antes de impuestos.6. **IVA:** tipo aplicado (%) y cuota resultante.7. **Retención de IRPF** (si procede): tipo (%) y cuota a restar.8. **Total a pagar:** base + IVA − IRPF.9. **Forma y datos de pago:** número de cuenta (IBAN), plazo o vencimiento.

Una factura cuidada también dice mucho de ti. Incluir tu logo, tipografía corporativa y un enlace a tu [página web profesional](https://ilernetwork.com) refuerza la imagen de marca y la confianza del cliente desde el primer documento que recibe. Y no olvides que muchos de tus gastos son deducibles a través de las facturas que recibes: desde el material de oficina hasta la [factura de la luz de tu negocio](https://aholuz.com), que también puedes desgravar si está a nombre de tu actividad.

## Preguntas frecuentes

### ¿Es obligatorio poner el NIF del cliente en la factura?

En una factura completa, sí: es un dato obligatorio. En una factura simplificada no es necesario, salvo que el cliente lo pida para poder deducirse el IVA.

### ¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?

Técnicamente puedes, siempre que la factura incluya todos los datos obligatorios. Sin embargo, con la llegada de la factura electrónica y los requisitos del sistema Verifactu, las plantillas manuales tienen los días contados. Te lo explicamos en nuestra guía sobre la [factura electrónica obligatoria en España](https://negociario.com/factura-electronica-obligatoria-espana).

### ¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya emitida?

No la borres ni la modifiques sin más. Debes emitir una factura rectificativa que indique qué factura corrige y el motivo del error, manteniendo siempre la trazabilidad.

### ¿Cuándo aplico el 7 % de retención de IRPF en lugar del 15 %?

Durante el año de alta como autónomo y los dos ejercicios siguientes, los profesionales pueden aplicar una retención reducida del 7 % en sus facturas, en lugar del 15 % general.

### ¿Una factura proforma sirve para cobrar?

No. La proforma es un documento informativo previo, sin validez fiscal. Para cobrar y declarar el ingreso necesitas emitir la factura definitiva, numerada dentro de tu serie oficial.

## Resumen accionable

Hacer una factura correctamente se reduce a tres principios: **incluir todos los datos obligatorios**, **numerar de forma correlativa** y **calcular bien el IVA y la retención de IRPF**. Usa factura completa siempre que trabajes con empresas, reserva la simplificada para operaciones pequeñas con particulares, emite rectificativas cuando te equivoques y guarda todo durante al menos seis años. Si das el paso de automatizar el proceso, eliminarás de golpe la mayoría de los errores y ganarás tiempo para lo que de verdad importa: hacer crecer tu negocio.